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Objectifs du projet : Informatisation de :

• la gestion des achats matières ;
• la gestion de la traçabilité produit ;
• la gestion de production ;
• des contrôles qualité ;
• la gestion des stocks des matières premières et des produits finis ;
• la gestion commerciale ;
• la gestion des résultats d'exploitation.

1.  REFONTE DU CDP ET DU RAPPORT D’ADÉQUATION

Après la définition des besoins, la démarche consiste à accompagner et assister l’analyste chargé du rapport d’adéquation permettant la définition technique précise de l’ensemble des fonctionnalités attendues par la mise en place du nouveau système d’information.

La mise à jour du Cahier des Procédures est réalisée, fonction par fonction en intégrant la synthèse du rapport d’adéquation comprenant les modifications éventuelles sur les procédures techniques permettant la mise en œuvre des fonctionnalités de base.

2.  DÉFINITION D’IMPLANTATION ET MISE EN ŒUVRE RÉSEAU

Sitôt la phase précédente terminée, Pascal Bousselet Consultants procéde à l’accompagnement de l’installation du système HARD et la définition du réseau. Les paramétrages de droits d’accès seront définis durant cette installation. Cette démarche nécessite des réunions d’information des personnels concernés.

Le réseau sera défini poste par poste, atelier par atelier. Pascal Bousselet Consultants vous accompagne dans les choix techniques (câblages, protocoles, répéteur, HUB, etc.).

3.  DÉFINITION DES NOUVELLES PROCÉDURES

Après validation du rapport d’adéquation, la première démarche consiste à redéfinir précisément les nouvelles procédures retenues pour l’organisation future des services :

•  achats et Stocks (contrats, bases matières premières, etc.) ;
•  préparation commande et transports (Superviseur commandes et logistique, etc.) ;
•  production (GPAO, Ateliers de fabrication, Traçabilité, Agréage, etc.) ;
•  facturation et statistiques.

A ces fins, l’analyse de la demande et des besoins est organisée tant en entretien individuel, qu’en réunion collective des personnes concernées. Les propositions de l’intervenant externe peuvent servir de bases aux réflexions engagées. Ainsi définies, les procédures organisationnelles nouvelles sont validées et servent de trame directrice au futur schéma informatique.

4.  ÉLABORATION DES PROTOCOLES INTERNES

Après l’affinement du Cahier des Procédures et du rapport d’adéquation, il est nécessaire pour la mise en œuvre des logiciels et la création des fichiers, d’élaborer les Protocoles internes des programmes qui génèrent les sources pour les états statistiques retenus des différents services.

• Élaboration des sources régissant la Gestion des Achats, soit les Nomenclatures, produits matières premières, les protocoles d’agréage, d’analyse, de contrôle des matières premières protocoles sur rendement et la traçabilité physique et économique.
• Élaboration des sources régissant la Gestion des Productions, Nomenclatures inverses de découpe, transformation des produits, protocoles d’analyse, de rendements sur consommation de matières premières, protocoles de contrôle qualité, de suivi des coûts directs MOD et la ventilation des coûts indirects, etc.
• Élaboration du fichier des Prix de Revient produit par produit dans lequel sont ventilés le rendement  des matières premières, les coûts directs usine et selon les coefficients retenus, la totalité des frais généraux de l’entreprise.
• Les fichiers qui permettent la génération automatique du résultat d’exploitation par centre de profit, avec le chaînage automatique entre la comptabilité et la Gescom.
• Les fichiers qui permettent la génération automatique des marges nettes de l’état statistique clients/produits.
• Les fichiers alimentant les états de valorisation automatiques des stocks de matières premières et de produits finis.
• Les fichiers des coûts de revient transports dans lesquels sont ventilés, selon les coefficients retenus, la totalité des frais d’approvisionnement et de distribution.

L’ensemble de ces paramètres est réalisé pour partie à partir de la comptabilité historique, de l’élaboration d’une comptabilité analytique et des prévisionnels. Tous ces travaux sont réalisés en étroite collaboration avec la DG, et le personnel administratif concerné.

Après appel d'offres et choix des prestataires, le plan de déroulement suivant peut être déployé.

5.  ACCOMPAGNEMENT A LA MISE EN ŒUVRE PROGICIELS

Selon les accords passés avec l’opérateur retenu et le Schéma Directeur Informatique, après la mise en œuvre des paramétrages, des périodes Test et du plan de formation, les installations se feront au jour J. Les programmes de formation seront mis en place parallèlement à l’installation, tant en période test, qu’en activité réelle.

Toutes les données résultant des applications des phases précédentes et concernant la mise en œuvre des fichiers alimentant le nouveau SOFT seront à saisir par le personnel de l’entreprise.

Une fois le software mis en œuvre, Pascal Bousselet Consultants procède au constat de bonne fin de fonctionnement du module système à pleine charge et réalise la recette de réception. Le Schéma Directeur Informatique est réactualisé à chaque étape mise en œuvre.

Après appel d’offres et choix des prestataires, le plan de déroulement suivant peut être déployé.

5.1. Déploiement de la comptabilité et des modules de base de gestion commerciale

• développement des bases, fichiers et fiches de saisie ;

• définition des réseaux ;
• implantation du HARD, hors Gestion Production ;
• construction des Systèmes de gestion commercial et comptabilité ;
• cascule en big-bang de la comptabilité à la gestion commerciale: Système Opérationnel ventes, achats, stocks, compta, interfaces, etc.

Le cabinet conseil Pascal Bousselet Consultants vous assiste pour le démarrage.

• validation de la gestion commerciale, reprises comptables et statistiques et validation des Interfaces ;
• implantation totale du HARD de la Gestion de Production, mise en place des développements de base, construction des Systèmes G.P.A.O. et traçabilité.

5.2. Déploiement et bascule G.P.A.O. et traçabilité

• système opérationnel et assistance au démarrage, mise en place des développements Gestion de Production; 
• assistance, formation et utilisation ;
• recettes finales.

6.  RECETTE FINALE ET MISE A JOUR DU SDI

Une fois la totalité du système mis en œuvre à pleine charge, Pascal Bousselet Consultants procède au constat de bonne fin de fonctionnement des modules systèmes à pleine charge et réalise la recette définitive de réception.

Pascal Bousselet Consultants réalise l’accompagnement et le conseil sur l’utilisation quotidienne du système durant le premier mois de fonctionnement à pleine charge.

Le Schéma Directeur Informatique est réactualisé, et des projetctions sur les années suivantes sont réalisées en essayant de cerner au mieux, l’évolution envisagée du système informatique installé (Internet, Intranet, EDI, etc.).

La mise en œuvre du changement dans l'entreprise, nécessite la mise en place d'un large plan de formation du personnel autour de l'implantation de l'outil informatique dans les ateliers de production (Support du changement), de la fonction commerciale (Exportation du changement chez le client) et des outils des N.T.I.C. (Communication sur le changement vers l'extérieur).

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